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Datenschutzerklärung

Stand: November 2026

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch unserer Website und bei der Kontaktaufnahme verarbeiten, zu welchen Zwecken das geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen.

1. Verantwortlicher

Wirtschaftsbüro Pörschke
Inh. Andy Pörschke
Grimbergstr. 13
44579 Castrop-Rauxel

Telefon: 02305 9639917
E-Mail: info@wp-poerschke.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da hierzu keine gesetzliche Pflicht besteht. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an die oben genannten Kontaktdaten.

2. Überblick und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung der Website, zur Beantwortung Ihrer Anfragen und zur Durchführung unserer Leistungen erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Ihre Einwilligung
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen, z. B. bei Anfragen zu unseren Leistungen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Pflichten, z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen, z. B. der sichere und stabile Betrieb dieser Website
• § 25 Abs. 2 TDDDG – technisch unbedingt erforderlicher Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, gehostet. Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Server stehen in Deutschland bzw. der EU.

Beim Aufruf der Website übermittelt Ihr Browser automatisch Informationen, die in Server-Logfiles gespeichert werden: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite bzw. Datei, übertragene Datenmenge, Statusmeldung, Referrer-URL, Browsertyp und -version sowie Betriebssystem.

Diese Daten benötigen wir, um die Website auszuliefern sowie Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten, etwa zur Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden nur so lange gespeichert, wie es für diese Zwecke erforderlich ist, und anschließend gelöscht oder anonymisiert. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

4. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ und dem Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers.

5. Cookies, Analyse und Tracking

Für Besucherinnen und Besucher setzt diese Website keine Cookies. Wir verwenden keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste und erstellen keine Nutzungsprofile.

Lediglich bei der Anmeldung im Verwaltungsbereich der Website (nur für Administratoren) setzt WordPress technisch notwendige Cookies, um die Anmeldung aufrechtzuerhalten. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Schriftarten

Die auf dieser Website verwendeten Schriftarten werden lokal von unserem eigenen Server geladen. Eine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Anbietern findet dabei nicht statt.

7. WordPress-Emojis

Diese Website basiert auf WordPress. Falls Ihr Browser Emojis nicht selbst darstellen kann, lädt WordPress die entsprechenden Grafiken von einem Server von WordPress.org (s.w.org). Dabei wird Ihre IP-Adresse an diesen Server übermittelt, gegebenenfalls auch in die USA. Moderne Browser stellen Emojis in der Regel selbst dar, sodass diese Übermittlung üblicherweise nicht stattfindet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der einheitlichen Darstellung der Website.

8. Kontaktaufnahme per Telefon und E-Mail

Wenn Sie uns per Telefon (über unseren Telefoniedienst sipgate, siehe Abschnitt 14) oder E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Inhalt Ihrer Anfrage), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und mögliche Anschlussfragen zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit einem Vertrag zusammenhängt oder auf dessen Abschluss gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ihre Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

9. Kontaktaufnahme per WhatsApp

Sie können uns auch über WhatsApp erreichen. Wir nutzen dafür die WhatsApp Business Plattform über den Dienst Superchat (siehe Abschnitt 10). Anbieter von WhatsApp ist die WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Wenn Sie uns über WhatsApp schreiben, erhalten wir Ihre Telefonnummer, Ihren WhatsApp-Profilnamen sowie die Inhalte Ihrer Nachrichten. Außerdem verarbeitet WhatsApp Metadaten der Kommunikation. Dabei kann es zu einer Übermittlung in die USA an die Meta Platforms Inc. kommen. Meta ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, auf dessen Grundlage die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt hat.

Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Für vertrauliche Unterlagen wie Lohn- oder Buchhaltungsdaten nutzen Sie bitte nicht WhatsApp, sondern sprechen Sie uns auf einen sicheren Übermittlungsweg an. Weitere Informationen: Datenschutzrichtlinie von WhatsApp.

10. Kommunikationsplattform Superchat

Für die Bearbeitung von Nachrichten, die uns über WhatsApp und gegebenenfalls weitere Kanäle (z. B. E-Mail, Instagram- oder Facebook-Direktnachrichten) erreichen, nutzen wir die Kommunikationsplattform Superchat. Anbieter ist die SuperX GmbH, Prenzlauer Allee 242–247, 10405 Berlin. Superchat speichert die Daten nach eigenen Angaben auf Servern in Frankfurt am Main.

Verarbeitet werden Ihre Kontaktdaten (z. B. Name, Telefonnummer, Profilname, E-Mail-Adresse), die Inhalte Ihrer Nachrichten einschließlich übermittelter Dateien sowie Zeitpunkt und Kanal der Kommunikation. Superchat verarbeitet diese Daten ausschließlich in unserem Auftrag; mit der SuperX GmbH besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Für WhatsApp nutzt Superchat die offizielle WhatsApp Business Plattform von Meta. Die Nachrichten werden daher auch über Server der WhatsApp Ireland Limited bzw. der Meta Platforms Inc. übertragen; hierzu gelten die Hinweise in Abschnitt 9. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage einen Vertrag oder dessen Anbahnung betrifft, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten und geordneten Bearbeitung Ihrer Anfragen. Ihre Nachrichten löschen wir, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten bestehen. Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von Superchat.

11. Kundenverwaltung mit HubSpot (CRM)

Zur Verwaltung unserer Kontakte, Anfragen und Kundenbeziehungen nutzen wir das CRM-System von HubSpot. Vertragspartner ist die HubSpot Ireland Limited, Dublin, Irland, ein Tochterunternehmen der HubSpot Inc., Cambridge (Massachusetts), USA.

In HubSpot speichern wir die Daten, die Sie uns bei einer Kontaktaufnahme oder im Rahmen eines Auftrags mitteilen, etwa Name, Unternehmen, Kontaktdaten, Inhalt und Verlauf Ihrer Anfragen, Termine und Notizen zur Zusammenarbeit. Das dient der geordneten Bearbeitung Ihrer Anliegen und der Betreuung unserer Kundinnen und Kunden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um einen Vertrag oder dessen Anbahnung geht, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten Kundenverwaltung.

HubSpot verarbeitet die Daten in unserem Auftrag; es besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Daten werden in Rechenzentren in der EU (Deutschland) gespeichert. In begrenztem Umfang, etwa für Support oder Sicherheitsmaßnahmen, kann ein Zugriff aus den USA erfolgen. HubSpot stützt solche Übermittlungen auf das EU-US Data Privacy Framework und auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Auf dieser Website ist kein HubSpot-Trackingcode eingebunden; beim Besuch der Website werden keine Daten an HubSpot übertragen. Die Daten in HubSpot löschen wir, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

12. Buchhaltungs- und Lohnsoftware AGENDA

Für die Buchhaltung und die Lohnabrechnung unserer Kundinnen und Kunden nutzen wir die Software der AGENDA Informationssysteme GmbH & Co. KG, Oberaustr. 14, 83026 Rosenheim. Dabei verarbeiten wir die Daten, die für den jeweiligen Auftrag erforderlich sind, z. B. Buchungs- und Belegdaten, Daten von Geschäftspartnern sowie bei der Lohnabrechnung Daten der Beschäftigten (u. a. Name, Anschrift, Geburtsdatum, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung, Lohn- und Gehaltsdaten).

Soweit wir Online-Dienste von AGENDA nutzen, etwa die Datensicherung, den Belegaustausch oder die elektronische Übermittlung an Finanzverwaltung und Sozialversicherungsträger, verarbeitet AGENDA die Daten in unserem Auftrag in Rechenzentren in Deutschland; es besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO. Die Daten bewahren wir entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 257 HGB, § 147 AO) auf.

13. Terminverwaltung mit Google Kalender

Zur Planung und Verwaltung unserer Termine nutzen wir Google Kalender. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Wenn Sie mit uns einen Termin vereinbaren – telefonisch, per Nachricht oder über Calendly –, tragen wir den Termin mit Ihrem Namen, Ihren Kontaktdaten, Datum und Uhrzeit sowie gegebenenfalls dem Anlass in unseren Kalender ein. Online gebuchte Termine werden automatisch von Calendly in den Kalender übertragen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer zuverlässigen Terminorganisation. Google verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Eine Übermittlung in die USA an die Google LLC ist möglich; Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Kalendereinträge löschen wir, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google.

14. Telefonie mit sipgate

Für unsere Telefonanlage nutzen wir den Cloud-Telefoniedienst der sipgate GmbH, Gladbacher Str. 74, 40219 Düsseldorf. Wenn Sie uns anrufen oder wir Sie anrufen, verarbeitet sipgate die dafür erforderlichen Verbindungsdaten, insbesondere Ihre Telefonnummer (sofern übermittelt), Datum, Uhrzeit und Dauer des Gesprächs. Hinterlassen Sie eine Nachricht auf unserer Mailbox, wird diese als Sprachaufzeichnung gespeichert. Gesprächsinhalte werden nicht aufgezeichnet.

sipgate verarbeitet die Daten in unserem Auftrag; es besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihr Anruf einen Vertrag oder dessen Anbahnung betrifft, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Erreichbarkeit und der Bearbeitung Ihrer Anliegen. Verbindungsdaten und Mailbox-Nachrichten löschen wir, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von sipgate.

15. Videokonferenzen mit Zoom

Für Besprechungen per Video oder Bildschirmfreigabe nutzen wir Zoom. Anbieter ist die Zoom Communications, Inc., 55 Almaden Blvd, Suite 600, San Jose, CA 95113, USA. Wenn Sie an einem Zoom-Termin teilnehmen, werden insbesondere folgende Daten verarbeitet: Name bzw. Anzeigename, gegebenenfalls E-Mail-Adresse, Bild- und Tondaten während des Termins, Inhalte von Chat und Bildschirmfreigabe, technische Daten wie IP-Adresse, Geräte- und Verbindungsinformationen sowie Beginn und Ende der Teilnahme. Termine werden nicht aufgezeichnet, es sei denn, wir haben Sie vorher ausdrücklich gefragt und Sie haben eingewilligt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit der Termin einen Vertrag oder dessen Anbahnung betrifft, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; für eine Aufzeichnung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Zoom verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Eine Übermittlung in die USA ist möglich; Zoom ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Sie können an Zoom-Terminen auch über den Browser teilnehmen, ohne die Zoom-App zu installieren, und Kamera oder Mikrofon jederzeit selbst abschalten. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Zoom.

16. Kontaktformular

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir die dort eingegebenen Daten (Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Unternehmen und Branche, Ihre Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Pflichtfelder sind gekennzeichnet; ohne diese Angaben können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

17. Online-Terminbuchung mit Calendly

Für die Online-Terminbuchung verlinken wir auf den Dienst Calendly der Calendly LLC, 115 E Main St., Ste A1B, Buford, GA 30518, USA. Calendly ist nicht in unsere Website eingebunden; eine Datenübermittlung an Calendly findet erst statt, wenn Sie den Link anklicken.

Bei einer Terminbuchung verarbeitet Calendly die von Ihnen eingegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, gewählter Termin, gegebenenfalls weitere Angaben) sowie technische Daten wie Ihre IP-Adresse. Diese Daten werden uns zur Durchführung des Termins übermittelt und in unseren Google Kalender übernommen (siehe Abschnitt 13). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mit Calendly besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Daten können in die USA übermittelt werden; Calendly ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von Calendly.

18. Links zu sozialen Netzwerken

Auf unserer Website finden Sie Links zu Instagram, Facebook und TikTok. Es handelt sich um einfache Links, keine eingebetteten Plugins. Beim Aufruf unserer Website werden daher keine Daten an diese Netzwerke übertragen. Erst wenn Sie einen Link anklicken, werden Sie auf die Seite des jeweiligen Anbieters weitergeleitet. Dort gelten dessen Datenschutzbestimmungen:

• Instagram und Facebook: Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland – Datenschutzrichtlinie
• TikTok: TikTok Technology Limited, 10 Earlsfort Terrace, Dublin 2, D02 T380, Irland – Datenschutzrichtlinie

19. Durchführung von Aufträgen

Wenn Sie uns mit Leistungen beauftragen (Buchen laufender Geschäftsvorfälle, Lohnabrechnung, Lohnsteuer-Anmeldungen), verarbeiten wir die dafür erforderlichen Daten von Ihnen, Ihren Beschäftigten und Geschäftspartnern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO, bei Beschäftigtendaten zusätzlich die Vorgaben zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Einzelheiten regeln wir in der jeweiligen Vereinbarung mit Ihnen. Aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorgaben (§ 257 HGB, § 147 AO) bewahren wir Unterlagen bis zu zehn Jahre auf.

Eine Weitergabe an unseren kooperierenden Steuerberater erfolgt nur, wenn Sie dies wünschen und uns dazu beauftragt haben.

20. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Ihre Daten geben wir nur weiter, soweit dies zur Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie eingewilligt haben. Empfänger können insbesondere unser Hosting-Anbieter, Superchat, HubSpot, AGENDA, Google, sipgate, Zoom, Calendly, Behörden (z. B. Finanzamt, Sozialversicherungsträger im Rahmen der Lohnabrechnung) sowie auf Ihren Wunsch Ihr Steuerberater sein. Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU erfolgt nur in den oben beschriebenen Fällen und auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission oder anderer geeigneter Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO.

21. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen. Nach Wegfall des Zwecks bzw. Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht.

22. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@wp-poerschke.de.

23. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

24. Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die erforderlichen Angaben können wir Ihre Anfrage oder einen Auftrag jedoch nicht bearbeiten. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.

25. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Website, unsere Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.